UNIVERSIDAD PARA LA
COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Maestría en Administración de Proyectos
CURSO: PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS
HUMANOS
Y LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
PROFESOR FABIO MUÑOZ
JIMÉNEZ
TRABAJO INDIVIDUAL, SEMANA 3
ALUMNO:
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Andrés Florentino Ruiz Morcillo
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TÍTULO
DEL ENTREGABLE:
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Comparación entre el Capítulo 10
del PMBOK, “Gestión de las Comunicaciones del Proyecto”, y el Capítulo 10 del
Libro “Director Profesional de Proyectos”, titulado “Comunicaciones” de Pablo
Lledó.
Mapas Conceptuales
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VÍNCULO
DEL ENTREGABLE:
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http://andresruizmorcillo.blogspot.mx/2012/06/trabajo-individual-semana-3.html
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DIRECCIÓN
ELECTRÓNICA DEL BLOG DEL ALUMNO
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http://www.andresruizmorcillo.blogspot.mx
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COMPARACIÓN
ENTRE EL CAPÍTULO 10 DEL PMBOK, “GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO”, Y
EL CAPÍTULO 9 DEL LIBRO “DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS”, “COMUNICACIONES”, DE
PABLO LLEDÓ.
INTRODUCCIÓN
Las
comunicaciones son tan desafiantes y complejas como son los seres humanos, el
éxito del proyecto está en manos de la eficacia con la cual logremos una
gestión efectiva de la comunicación que permita que el recurso humano logre la
mejor coordinación para la ejecución exitosa del proyecto.
Un proyecto
exitoso tiene que manejar una buena gestión de la Comunicación. Muchas veces los
malentendidos generan una serie de marchas y contramarchas en el proyecto.
Redactar
objetivos para la comunicación supone una voluntad común y una visión
compartida sobre el lugar que ocupa la comunicación en la gestión. No hay
proyecto sin comunicación del mismo.
Comunicar el
proyecto es un acto simbólico de poder. Comunicar es apoderarse de las ideas de
todos y proponer una de ellas como referencia. La Comunicación juega el papel
de gestión porque elige, aísla y presenta una imagen prospectiva de la empresa
como único objetivo legítimo a alcanzar.
Comunicar el proyecto de empresa es no sólo revelar la imagen ideal de la empresa a ojos de la Dirección, sino también hacerla reconocer como tal por el equipo de trabajo o el público. Es transformar el “querer ser” de la dirección en una visión común.
La
Comunicación permite a la Dirección una toma de poder simbólica que fija la
imagen que la empresa piensa otorgarse. Pero esta imagen no es del todo eficaz
si no es reconocida y compartida.
Pero las direcciones de las empresas rara vez comunican su estrategia y proyecto. Los “proyectos de empresa” son en realidad normas de comportamiento para movilizar. Comunicar el proyecto persigue dos objetivos: hacer la empresa más consensuada en su finalidad y promover actitudes que posibiliten la realización del proyecto.
Cantinflas y la Comunicación
Comunicar el proyecto es indicar la “dirección”. Una dirección de empresa no es solamente lo alto de la pirámide que dicta y elige, sino que también tiene un rol simbólico que es el de señalar, en el espacio y en el tiempo, el lugar que debe ocupar la empresa y el recorrido que debe realizar. La enunciación del proyecto invita a la Dirección a asumir su papel de guía, de animador y su status de responsable del proyecto.
DESARROLLO DEL TEMA
La
tarea de esta semana del curso “Planificación de los Recursos Humanos y las
Comunicaciones”, que imparte el Profesor Fabio Muñoz Jiménez, consiste en
realizar una comparación entre el Capítulo 10 del PMBOK, “Gestión de las Comunicaciones
del Proyecto”, y el Capítulo 10 del libro “Director Profesional de Proyectos”, “Comunicaciones”,
de Pablo Lledó.
Los
apartados ó estructura de cada uno de los capítulos, son los siguientes:
Del PMBOK:
Capítulo 10. Gestión de las Comunicaciones
del Proyecto.
Identificar a los
interesados
Identificar a los interesados: entradas
Identificar a los interesados: herramientas y técnicas
Identificar a los interesados: salidas
Planificar las
comunicaciones
Planificar las comunicaciones: entrada
Planificar las comunicaciones: herramientas y técnicas
Planificar las comunicaciones: salidas
Distribuir la información
Distribuir la información: estradas
Distribuir la información: herramientas y técnicas
Distribuir la información: salidas
Gestionar las expectativas
de los interesados
Gestionar las expectativas de los interesados: entradas
Gestionar las expectativas de los interesados:
herramientas y técnicas
Gestionar las expectativas de los interesados: salidas
Informar el desempeño
Informar el desempeño: entradas
Informar el desempeño: herramientas y técnicas
Informar el desempeño: salidas
Del libro “Director
Profesional de Proyectos”, de Pablo Lledó:
Capítulo 10. Comunicaciones.
Procesos de Gestión de las Comunicaciones.
Identificar a los Interesados.
Planificar las Comunicaciones.
Distribuir la Información.
Gestionar las Expectativas de los Interesados.
Informar al desempeño.
Resumiendo la Gestión de las Comunicaciones
Examen 10 – Comunicaciones.
Lecciones Aprendidas.
SIMILITUDES:
·
Ambos capítulos inician
explicando el significado del término “gestión de la comunicación del
proyecto”, y los procesos de dicha gestión:
1.
Identificar a los
interesados.
2.
Planificar las
comunicaciones.
3.
Distribuir la
información.
4.
Gestionar las expectativas
de los interesados.
5.
Informar el
desempeño.
·
Ambos plantean las matrices
de identificación de interesados.
·
Dan los dos un tratamiento
similar al punto de planificación de las comunicaciones.
·
Ambos describen las
responsabilidades del emisor y el receptor del mensaje, dentro de la
comunicación del proyecto.
·
En diferentes apartados de
sus respectivos capítulos, ambos describen las dimensiones de la comunicación.
DIFERENCIAS:
·
En todo el libro, el PMBOK,
el PMBOK trata cada capítulo bajo el esquema de “Entradas”, “Herramientas y
Técnicas”, y “Salidas”, en tanto que Lledó suele ser más variado, aunque su
esquema es preguntarse “¿qué necesito?”,desarrollar ejercicios y terminar con
la interrogante “¿qué obtengo?”.
·
En cuanto a la descripción
de los procesos de gestión, Lledó realiza un ejercicio de compulsa de éstos,
con los procesos de integración, alcance, tiempo costo, calidad, recursos
humanos, COMUNICACIONES, riesgos y adquisiciones, versus los de iniciación,
planificación, ejecución, control y cierre, en una tabla con asignación de
valores.
·
El PMBOK enlista las
habilidades de la comunicación.
·
Lledó describe en su
Ejercicio 10.1, un cuadro con estrategias a realizar para atender el rol de
cada interesado.
·
En el libro de Lledó se
proporciona una fórmula para calcular el número de canales de comunicación.
·
Lledó cierra el apartado
“Distribuir la Información”, con ejercicios que el alumno debe resolver, como
el de situaciones en las dimensiones de la comunicación; el de ubicar y
seleccionar el método de distribución de información. Por su parte, el PMBOK
contiene información más detallada sobre el tema.
·
Lledó abunda en recuadros de
interés para el lector, así como en ejercicios y situaciones que obligan al
alumno a interactuar y poner en práctica lo aprendido.
PUNTOS MEDULARES:
·
Por supuesto, lo más
importante del capítulo, en ambos libros, es la descripción de los procesos de
la comunicación en la gestión del proyecto.
·
Ambos abordan los problemas
y fallas en la comunicación de forma suficiente. Quizá Lledó lo haga de forma
más ágil e ingeniosa y el PMBOK sea más descriptivo. Énfasis especial al tratar
lo tocante a la comunicación no verbal, de la que pocas veces nos ocupamos como
integrantes ó Directores de Proyecto.
·
Muy bueno el recuadro de
Lledó, de recomendaciones para tener reuniones efectivas. Las reuniones son una
de las herramientas más importantes en la comunicación del proyecto y su
planeación y organización cuidadosa, imprescindibles.
·
En mi opinión particular, el
apartado “Gestionar las Expectativas de los Interesados”, es el punto medular
de ambos capítulos. La gestión de expectativas lleva implícito y demanda el
conocimiento del tema completo de gestión de las comunicaciones del proyecto.
Si el Director no escucha, ó no sabe traducir las necesidades y requerimientos
de los interesados, simplemente, el proyecto no tendrá éxito.
·
Muy interesante de leer
“Gestionar las Expectativas de los Interesados”, del PMBOK, describiendo las
habilidades interpersonales y directivas
·
Mención especial al
cronograma de avance del proyecto, y al gráfico de avance de tiempo y costo,
dentro del apartado “Informar el Desempeño” de Lledó.
·
Me quedo con el deseo de
estudiar un Informe de Desempeño completo. Lledó plantea un sudoku tipo EDT,
mientras que el PMBOK analiza más los elementos, insumos y salidas del mismo.
CONCLUSIONES
·
La empresa es un proyecto en sí, en el cual, la comunicación debe ser indicador y agente
de la visión, alcances, costos y objetivos de la misma. La comunicación debe
estar basada en compartir y realizar un proyecto común; debe ser unitaria y de
consenso.
·
Requiere inversión personal de tiempo, competencias,
recursos y estrategias ya que el Director del Proyecto busca la adhesión de los
integrantes del equipo y stakeholders en general, y no gobernar con autoridad.
Para todos aquellos que dicen no puedo
·
La gestión de la comunicación externa, puede modificar
la percepción y el posicionamiento de la empresa en la sociedad.
·
En el mercado de la
comunicación hay diversidad de emisores, mensajes, medios. La comunicación
global elabora estrategias de comunicación que exigen una conducción reforzada,
intenta organizar discursos (coherencia). A la vez, gobierna la imagen de la
empresa como una estrategia de desarrollo.
RECOMENDACIONES
·
Las empresas en plena reestructuración tienen, más que
otras, necesidad de una guía con visión proyectiva que señale el camino hacia
un futuro menos amenazador.
·
Con la comunicación del proyecto, la empresa debe
distinguirse explotando sus ventajas y su superioridad en la competición:
rasgos específicos de su historia, de su cultura, su saber-hacer. La empresa
debe explicar y definir la visión particular que tiene de su oficio y de su
relación con la colectividad.
·
La comunicación del proyecto sólo es eficaz si
favorece la reapropiación, y requiere la función de todos para su realización.
Procurará asimismo que “el gran proyecto” no se reduzca a micro-proyectos en
los distintos departamentos, sino que una los distintos eslabones de la
empresa.
·
La comunicación es legítima
cuando se la reconoce y es eficaz cuando se comparte. La empresa que aparece
como una secta no ha sabido comunicar su entusiasmo a públicos externos, ni
utilizar proposiciones más cercanas a ellos. La comunicación no es eficaz si no
es común y reconocible.
·
Los empleados muestran
resistencia a las formas de gestión copiadas de fuera. Estas resistencias son
instructivas porque denotan la inadecuación entre los objetivos de la
dirección y el reconocimiento de los asalariados. Por eso la comunicación debe
adaptarse a cada tipo de cultura. La secta gana en eficacia pero pierde
flexibilidad en el mercado. Las empresas tienen que ponerse al día para
conectar con el mercado. La empresa secta cerrada en sí misma no garantiza
flexibilidad.
·
En la comunicación de
empresa, la palabra de la Dirección es un compromiso que hay que cumplir. Sino,
perderá su legitimidad, credibilidad y autoridad. La empresa debe obedecer a
una ética. Por eso, la comunicación es en realidad la comunicación de la ética
de empresa puesto que tiende a definir “el lugar justo” de la empresa para los
individuos y para los integrantes del equipo.
BIBLIOGRAFÍA
- Lledó, Pablo. Director Profesional de Proyectos. Cuarta Edición. Capítulo 10 “Comunicaciones”.
- Project Management Institute. Una guía al cuerpo de conocimientos de la administración de proyectos. Cuarta Edición. Newton Square, PA. Capítulo 10, “Gestión de las Comunicaciones del Proyecto”.
VÍNCULOS
Cantinflas y la Comunicación
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