martes, 19 de junio de 2012

TRABAJO INDIVIDUAL, SEMANA 3


UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Maestría en Administración de Proyectos




CURSO: PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Y LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO



PROFESOR FABIO MUÑOZ JIMÉNEZ

TRABAJO INDIVIDUAL, SEMANA 3





ALUMNO:

Andrés Florentino Ruiz Morcillo
TÍTULO DEL ENTREGABLE:
Comparación entre el Capítulo 10 del PMBOK, “Gestión de las Comunicaciones del Proyecto”, y el Capítulo 10 del Libro “Director Profesional de Proyectos”, titulado “Comunicaciones” de Pablo Lledó.
Mapas Conceptuales

VÍNCULO DEL ENTREGABLE:
http://andresruizmorcillo.blogspot.mx/2012/06/trabajo-individual-semana-3.html
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA DEL BLOG DEL ALUMNO
http://www.andresruizmorcillo.blogspot.mx





COMPARACIÓN ENTRE EL CAPÍTULO 10 DEL PMBOK, “GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO”, Y EL CAPÍTULO 9 DEL LIBRO “DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS”, “COMUNICACIONES”, DE PABLO LLEDÓ.



INTRODUCCIÓN

Las comunicaciones son tan desafiantes y complejas como son los seres humanos, el éxito del proyecto está en manos de la eficacia con la cual logremos una gestión efectiva de la comunicación que permita que el recurso humano logre la mejor coordinación para la ejecución exitosa del proyecto.

Un proyecto exitoso tiene que manejar una buena gestión de la Comunicación. Muchas veces los malentendidos generan una serie de marchas y contramarchas en el proyecto.

Redactar objetivos para la comunicación supone una voluntad común y una visión compartida sobre el lugar que ocupa la comunicación en la gestión. No hay proyecto sin comunicación del mismo.

Comunicar el proyecto es un acto simbólico de poder. Comunicar es apoderarse de las ideas de todos y proponer una de ellas como referencia. La Comunicación juega el papel de gestión porque elige, aísla y presenta una imagen prospectiva de la empresa como único objetivo legítimo a alcanzar.

Comunicar el proyecto de empresa es no sólo revelar la imagen ideal de la empresa a ojos de la Dirección, sino también hacerla reconocer como tal por el equipo de trabajo o el público. Es transformar el “querer ser” de la dirección en una visión común.
La Comunicación permite a la Dirección una toma de poder simbólica que fija la imagen que la empresa piensa otorgarse. Pero esta imagen no es del todo eficaz si no es reconocida y compartida.

Pero las direcciones de las empresas rara vez comunican su estrategia y proyecto. Los “proyectos de empresa” son en realidad normas de comportamiento para movilizar. Comunicar el proyecto persigue dos objetivos: hacer la empresa más consensuada en su finalidad y promover actitudes que posibiliten la realización del proyecto.




Cantinflas y la Comunicación


Comunicar el proyecto es indicar la “dirección”. Una dirección de empresa no es solamente lo alto de la pirámide que dicta y elige, sino que también tiene un rol simbólico que es el de señalar, en el espacio y en el tiempo, el lugar que debe ocupar la empresa y el recorrido que debe realizar. La enunciación del proyecto invita a la Dirección a asumir su papel de guía, de animador y su status de responsable del proyecto.



DESARROLLO DEL TEMA

La tarea de esta semana del curso “Planificación de los Recursos Humanos y las Comunicaciones”, que imparte el Profesor Fabio Muñoz Jiménez, consiste en realizar una comparación entre el Capítulo 10 del PMBOK, “Gestión de las Comunicaciones del Proyecto”, y el Capítulo 10 del libro “Director Profesional de Proyectos”, “Comunicaciones”, de Pablo Lledó.

Los apartados ó estructura de cada uno de los capítulos, son los siguientes:

Del PMBOK:

Capítulo 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
Identificar a los interesados
Identificar a los interesados: entradas
Identificar a los interesados: herramientas y técnicas
Identificar a los interesados: salidas
Planificar las comunicaciones
Planificar las comunicaciones: entrada
Planificar las comunicaciones: herramientas y técnicas
Planificar las comunicaciones: salidas
Distribuir la información
Distribuir la información: estradas
Distribuir la información: herramientas y técnicas
Distribuir la información: salidas
Gestionar las expectativas de los interesados
Gestionar las expectativas de los interesados: entradas
Gestionar las expectativas de los interesados: herramientas y técnicas
Gestionar las expectativas de los interesados: salidas
Informar el desempeño
Informar el desempeño: entradas
Informar el desempeño: herramientas y técnicas
Informar el desempeño: salidas



Del libro “Director Profesional de Proyectos”, de Pablo Lledó:
Capítulo 10. Comunicaciones.
Procesos de Gestión de las Comunicaciones.
Identificar a los Interesados.
Planificar las Comunicaciones.
Distribuir la Información.
Gestionar las Expectativas de los Interesados.
Informar al desempeño.
Resumiendo la Gestión de las Comunicaciones
Examen 10 – Comunicaciones.
Lecciones Aprendidas.

SIMILITUDES:

·         Ambos capítulos inician explicando el significado del término “gestión de la comunicación del proyecto”, y los procesos de dicha gestión:

1.        Identificar a los interesados.
2.        Planificar las comunicaciones.
3.        Distribuir la información.
4.        Gestionar las expectativas de los interesados.
5.        Informar el desempeño.

·         Ambos plantean las matrices de identificación de interesados.

·         Dan los dos un tratamiento similar al punto de planificación de las comunicaciones.

·         Ambos describen las responsabilidades del emisor y el receptor del mensaje, dentro de la comunicación del proyecto.

·         En diferentes apartados de sus respectivos capítulos, ambos describen las dimensiones de la comunicación.

DIFERENCIAS:

·         En todo el libro, el PMBOK, el PMBOK trata cada capítulo bajo el esquema de “Entradas”, “Herramientas y Técnicas”, y “Salidas”, en tanto que Lledó suele ser más variado, aunque su esquema es preguntarse “¿qué necesito?”,desarrollar ejercicios y terminar con la interrogante “¿qué obtengo?”.

·         En cuanto a la descripción de los procesos de gestión, Lledó realiza un ejercicio de compulsa de éstos, con los procesos de integración, alcance, tiempo costo, calidad, recursos humanos, COMUNICACIONES, riesgos y adquisiciones, versus los de iniciación, planificación, ejecución, control y cierre, en una tabla con asignación de valores.

·         El PMBOK enlista las habilidades de la comunicación.

·         Lledó describe en su Ejercicio 10.1, un cuadro con estrategias a realizar para atender el rol de cada interesado.

·         En el libro de Lledó se proporciona una fórmula para calcular el número de canales de comunicación.

·         Lledó cierra el apartado “Distribuir la Información”, con ejercicios que el alumno debe resolver, como el de situaciones en las dimensiones de la comunicación; el de ubicar y seleccionar el método de distribución de información. Por su parte, el PMBOK contiene información más detallada sobre el tema.

·         Lledó abunda en recuadros de interés para el lector, así como en ejercicios y situaciones que obligan al alumno a interactuar y poner en práctica lo aprendido.




PUNTOS MEDULARES:

·         Por supuesto, lo más importante del capítulo, en ambos libros, es la descripción de los procesos de la comunicación en la gestión del proyecto.

·         Ambos abordan los problemas y fallas en la comunicación de forma suficiente. Quizá Lledó lo haga de forma más ágil e ingeniosa y el PMBOK sea más descriptivo. Énfasis especial al tratar lo tocante a la comunicación no verbal, de la que pocas veces nos ocupamos como integrantes ó Directores de Proyecto.

·         Muy bueno el recuadro de Lledó, de recomendaciones para tener reuniones efectivas. Las reuniones son una de las herramientas más importantes en la comunicación del proyecto y su planeación y organización cuidadosa, imprescindibles.

·         En mi opinión particular, el apartado “Gestionar las Expectativas de los Interesados”, es el punto medular de ambos capítulos. La gestión de expectativas lleva implícito y demanda el conocimiento del tema completo de gestión de las comunicaciones del proyecto. Si el Director no escucha, ó no sabe traducir las necesidades y requerimientos de los interesados, simplemente, el proyecto no tendrá éxito.

·         Muy interesante de leer “Gestionar las Expectativas de los Interesados”, del PMBOK, describiendo las habilidades interpersonales y directivas

·         Mención especial al cronograma de avance del proyecto, y al gráfico de avance de tiempo y costo, dentro del apartado “Informar el Desempeño” de Lledó.

·         Me quedo con el deseo de estudiar un Informe de Desempeño completo. Lledó plantea un sudoku tipo EDT, mientras que el PMBOK analiza más los elementos, insumos y salidas del mismo.

CONCLUSIONES

·         La empresa es un proyecto en sí, en el cual,  la comunicación debe ser indicador y agente de la visión, alcances, costos y objetivos de la misma. La comunicación debe estar basada en compartir y realizar un proyecto común; debe ser unitaria y de consenso.

·         Requiere inversión personal de tiempo, competencias, recursos y estrategias ya que el Director del Proyecto busca la adhesión de los integrantes del equipo y stakeholders en general, y no gobernar con autoridad.


Para todos aquellos que dicen no puedo 

 

·         La gestión de la comunicación externa, puede modificar la percepción y el posicionamiento de la empresa en la sociedad.

·         En el mercado de la comunicación hay diversidad de emisores, mensajes, medios. La comunicación global elabora estrategias de comunicación que exigen una conducción reforzada, intenta organizar discursos (coherencia). A la vez, gobierna la imagen de la empresa como una estrategia de desarrollo.

RECOMENDACIONES

·         Las empresas en plena reestructuración tienen, más que otras, necesidad de una guía con visión proyectiva que señale el camino hacia un futuro menos amenazador.

·         Con la comunicación del proyecto, la empresa debe distinguirse explotando sus ventajas y su superioridad en la competición: rasgos específicos de su historia, de su cultura, su saber-hacer. La empresa debe explicar y definir la visión particular que tiene de su oficio y de su relación con la colectividad.

·         La comunicación del proyecto sólo es eficaz si favorece la reapropiación, y requiere la función de todos para su realización. Procurará asimismo que “el gran proyecto” no se reduzca a micro-proyectos en los distintos departamentos, sino que una los distintos eslabones de la empresa.

·         La comunicación es legítima cuando se la reconoce y es eficaz cuando se comparte. La empresa que aparece como una secta no ha sabido comunicar su entusiasmo a públicos externos, ni utilizar proposiciones más cercanas a ellos. La comunicación no es eficaz si no es común y reconocible.

·         Los empleados muestran resistencia a las formas de gestión copiadas de fuera. Estas resistencias son instructivas  porque denotan la inadecuación entre los objetivos de la dirección y el reconocimiento de los asalariados. Por eso la comunicación debe adaptarse a cada tipo de cultura. La secta gana en eficacia pero pierde flexibilidad en el mercado. Las empresas tienen que ponerse al día para conectar con el mercado. La empresa secta cerrada en sí misma no garantiza flexibilidad.

·         En la comunicación de empresa, la palabra de la Dirección es un compromiso que hay que cumplir. Sino, perderá su legitimidad, credibilidad y autoridad. La empresa debe obedecer a una ética. Por eso, la comunicación es en realidad la comunicación de la ética de empresa puesto que tiende a definir “el lugar justo” de la empresa para los individuos y para los integrantes del equipo.



BIBLIOGRAFÍA

  • Lledó, Pablo. Director Profesional de Proyectos. Cuarta Edición. Capítulo 10 “Comunicaciones”.
  • Project Management Institute. Una guía al cuerpo de conocimientos de la administración de proyectos. Cuarta Edición. Newton Square, PA. Capítulo 10, “Gestión de las Comunicaciones del Proyecto”.

VÍNCULOS

Cantinflas y la Comunicación

 

Para todos aquellos que dicen no puedo



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